Slik bruker dere ChatGPT i bedriften: en praktisk guide

De fleste bedrifter har noen som bruker ChatGPT. Færre har en felles måte å bruke det på. Forskjellen merkes raskt: den ene får gode utkast på minutter, den andre gir opp etter to forsøk og konkluderer med at «AI ikke skjønner vår bransje».

Som regel handler det ikke om verktøyet. Det handler om tre ting: riktig konto, en god bestilling og at oppgaven er valgt med omhu. Denne guiden tar dem i den rekkefølgen.

Start med riktig konto

Det første spørsmålet er ikke hva ChatGPT kan, men hvilken konto folk bruker.

Med bedriftsversjonene (ChatGPT Business og Enterprise) bruker ikke OpenAI innholdet dere skriver inn til å trene modellene sine, med mindre dere selv velger det. Data er kryptert, og en administrator styrer hvem som har tilgang og hvilke funksjoner som er slått på.

Med private kontoer er det annerledes. Der kan samtaler brukes til trening med mindre brukeren selv skrur det av i innstillingene. Det er ikke nødvendigvis farlig, men det er en dårlig plass for kundeopplysninger, tilbud og interne tall.

En enkel regel som fungerer:

• Bedriftskonto for alt som handler om kunder, økonomi, ansatte eller strategi.
• Aldri personnummer, helseopplysninger eller passord, uansett konto.
• Skriv det ned. En halv side med retningslinjer er bedre enn ingen. Folk bruker AI uansett, spørsmålet er om de gjør det trygt.

Skriv prompten som en god bestilling

OpenAI og Anthropic gir i praksis de samme rådene for hvordan man skriver til språkmodeller. Kjernen er enkel: tenk på modellen som en svært flink, men helt ny medarbeider. Den kan mye, men vet ingenting om bedriften, kundene eller hvordan dere pleier å gjøre ting.

En nyttig test: ville en ny kollega forstått oppgaven hvis du ga dem akkurat den teksten? Hvis svaret er nei, vil ChatGPT også slite.

En god bestilling har fem deler:

1. Rolle. Hvem skal den skrive som? «Du er kundeservicemedarbeider i et regnskapsbyrå.»
2. Oppgave. Hva skal gjøres, konkret? «Skriv et svar på e-posten under.»
3. Kontekst. Hva må den vite? Hvem er mottakeren, hva er bakgrunnen, og hvorfor betyr det noe?
4. Format. Hvor langt, hvilken tone, punktliste eller løpende tekst?
5. Eksempel. Har dere en e-post eller et avsnitt som treffer tonen, lim det inn. Eksempler styrer resultatet bedre enn beskrivelser.

Forklar gjerne hvorfor du vil ha noe. «Skriv kort» gir et kort svar. «Skriv kort, mottakeren leser dette på mobilen mellom to møter» gir et svar som faktisk passer situasjonen.

Og regn med å justere. Første svar er et utkast. Si hva som bommet («for formelt», «mangler prisen», «dropp innledningen»), og be om en ny versjon.

Bruk prosjekter for arbeid som gjentar seg

Et prosjekt i ChatGPT samler samtaler, filer og instruksjoner på ett sted. Prosjektet kan også ha sitt eget minne, slik at det som skjer i et kundeprosjekt ikke blander seg med alt annet.

Det gjør at dere slipper å forklare bakgrunnen på nytt hver gang. Eksempler på prosjekter som lønner seg:

• Tilbud: prisliste, standardvilkår og to gode tilbud dere har sendt før.
• Kundeservice: vanlige spørsmål, svarmaler og tonen dere bruker.
• Markedsføring: merkevareprofil, målgrupper og tidligere innlegg som fungerte.

Har dere laget egne GPT-er tidligere, er det verdt å vite at OpenAI faser dem ut. Nye kan ikke lages etter 26. oktober 2026, og eksisterende slutter å virke 11. desember 2026. Erstatningen heter plugins, som samler instruksjoner, filer og tilkoblede apper. Bruk prosjekter for nytt arbeid, og planlegg flyttingen av GPT-ene dere er avhengige av.

Sju oppgaver med ferdige prompts

Prompts under kan kopieres og tilpasses. Klammene er det du bytter ut.

1. Svar på en vanskelig e-post

Du er [rolle] i [bedrift]. Skriv et svar på e-posten under. Kunden er misfornøyd med [hva]. Vi kan tilby [hva dere kan gjøre], men ikke [hva dere ikke kan]. Tonen skal være rolig og vennlig, uten å be om unnskyldning mer enn en gang. Maks 120 ord.

[lim inn e-posten]

2. Møtereferat fra stikkord

Gjør stikkordene under om til et møtereferat med tre deler: beslutninger, oppgaver (hvem gjør hva innen når) og åpne spørsmål. Ikke legg til noe som ikke står i notatene. Marker det som er uklart med [?].

[stikkord]

Den siste setningen er viktig. Uten den fyller modellen gjerne ut hull med noe som høres riktig ut.

3. Første utkast til tilbud

Du skriver tilbud for [bedrift]. Bruk prislisten og vilkårene i prosjektfilene. Kunden har bedt om [behov]. Skriv et tilbud med en kort innledning om kundens behov, løsningen, pris og neste steg. Hvis noe i forespørselen er uklart, list opp spørsmålene vi bør stille kunden i stedet for å gjette.

4. Oppsummer et langt dokument

Lim inn dokumentet først, og still spørsmålet til slutt. Begge leverandørene anbefaler den rekkefølgen for lange tekster.

[dokument]

Finn først de avsnittene som handler om [tema] og siter dem ordrett. Oppsummer deretter hva de betyr for oss i fem punkter.

Når modellen må sitere først, holder den seg til det som faktisk står i teksten.

5. Analyser et regneark

Last opp filen og beskriv hva tallene er.

Filen viser salg per måned og produkt for 2025 og 2026. Finn de tre største endringene fra i fjor, og forklar hva som kan ligge bak. Lag en enkel graf over utviklingen. Vis hvordan du regnet, så jeg kan kontrollere det.

6. Stillingsannonse

Skriv en stillingsannonse for [stilling] i [bedrift]. Dette er de tre viktigste oppgavene: [oppgaver]. Dette er det vi faktisk krever: [krav]. Unngå floskler som «dynamisk» og «engasjert». Skriv slik vi snakker, med «du» til leseren.

7. Et svarutkast for kundeservice

Her er de ti vanligste spørsmålene vi får, med svarene vi pleier å gi: [liste]. Skriv et svarutkast på henvendelsen under. Hvis spørsmålet ikke dekkes av listen, skriv «Må sjekkes» og forklar hva som mangler.

Det ChatGPT ikke skal gjøre alene

ChatGPT er sterk på språk, struktur og første utkast. Den er svakere der feil koster mye:

• Fakta og tall skal kontrolleres. Be om kilder eller utregning, og sjekk dem.
• Juridiske vurderinger kan den forklare, men ikke avgjøre.
• Beslutninger om mennesker, som ansettelser eller oppsigelser, skal tas av mennesker.

En god tommelfingerregel: la AI gjøre forarbeidet, og la et menneske ta den siste vurderingen.

Kom i gang denne uken

1. Sørg for at alle bruker bedriftskonto.
2. Velg en oppgave som tar tid hver uke, og som dere gjør på omtrent samme måte hver gang.
3. Lag et prosjekt for den oppgaven, med instruksjoner, maler og to gode eksempler.
4. La to eller tre personer bruke det i to uker, og noter hva som fungerer.
5. Del prompten som fungerte med resten av teamet.

Vil dere ha hjelp til å finne oppgavene der ChatGPT gir mest, er det nettopp det en AI-kartlegging handler om. For ukentlige tips på norsk kan du melde deg på nyhetsbrevet AI-input.